ASSISTANT(E) ET SECRÉTAIRE

Enseignant
klg caraibes

Description de la formation

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OBJECTIF :

Cette formation vous montrera comment mieux positionner son rôle dans votre environnement professionnel, gérer votre temps et organiser vos tâches, tout en construisant des relations efficaces avec vos collègues de travail.

PRE-REQUIS  :

Cette formation s’adresse aux assistant(e)s et aux secrétaires.

ACCESSIBILITÉ AUX PSH :
Pour les personnes en situation de handicap, un accompagnement spécifique peut être engagé pour faciliter leur parcours. Des référents handicap sont à votre écoute. Pour en savoir plus cliquez ici…

CONTENU  :

Travaux pratiques
Tests, exercices écrits ; mises en situation sur cas ; analyse des résultats en groupe.

1. Positionner son rôle d’assistant(e) et secrétaire dans l’organisation
– La définition de la fonction et ses implications : le rôle et le statut.
– L’étendue du champ d’action de l’assistant(e) et secrétaire.
– Se faire reconnaître dans la culture de l’organisation.
– Comprendre les enjeux du rapport avec le management
– Définir et maintenir les paramètres d’une bonne collaboration.
– Comment «manager son manager».
– Les attitudes réactives et proactives.
– Etre une force de proposition.

2. Gérer son temps et organiser ses tâches
La démarche et les outils de base de la gestion de son activité
– Les lois et principes de la gestion du temps.
– Fixer et lister les objectifs.
– Lister les activités.
– Déterminer le degré de priorité.
– Les facteurs associés à une bonne gestion de l’activité.
– Des solutions applicables à la perte de temps et d’énergie.
– Eviter les tensions contre-productives.
– Eviter les surcoûts.
– Dégager du temps libre pour gérer les imprévus.
– Analyser son emploi du temps.
– Des solutions applicables à la perte de temps et d’énergie.
– Analyser son emploi du temps.
Connaître ses «voleurs» de temps
– Quels sont vos voleurs de temps ?
– Gérer les interruptions : téléphone, visites et situations
imprévues, changement de priorité, distractions.
– Le manque d’objectifs, de planification, de priorités.
– La volonté d’en faire trop, l’incapacité à dire « non».
– Le manque d’organisation.
– Les réunions mal préparées.
– L’information incomplète ou en retard.
– L’absence de classement des informations.
– La mauvaise définition des responsabilités.
– Les conséquences de la perte de temps.
– Analyse des causes : dans l’organisation et les causes
individuelles.
Définir efficacement ses priorités
– Définir des objectifs.
– Elaborer la matrice des priorités de son poste.
– Définir et lister les priorités, l’urgent et l’important.
– Elaborer un plan de journée.
– Organiser les réunions et manifestations professionnelles.
– L’organisation matérielle d’une réunion.
– Les principes de gestion de l’agenda (papier et électronique).
– Gérer l’agenda de son manager.
Exercice
Test sur les capacités d’organisation du travail. Test
d’identification des voleurs de temps et recherche de
solutions correctives. Exercice d’élaboration de ses priorités;
construction d’un Plan de journée. Préparation
d’une réunion ou manifestation.

3. Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie
– Les attitudes dans les relations en face-à-face.
– Faire passer un message avec diplomatie.
– Savoir argumenter et convaincre.
– Formuler une critique de manière constructive.
– Négocier avec son manager.
– Gérer les tensions et les conflits.
Exercice
Mises en situation sur cas. Débriefing collectif.

MODALITÉ(S) PÉDAGOGIQUE(S) :

Présentiel/distanciel

MODALITÉ(S) DE CERTIFICATION   :

Évaluation en cours de formation
Dossier professionnel
Mise en situation
Entretien technique et final

PRIX   :

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A propos de l’enseignant

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