PRE-REQUIS :

Cette formation s’adresse aux assistant(e)s et aux secrétaires.

CONTENU :

Travaux pratiques

Tests, exercices écrits ; mises en situation sur cas ; analyse des résultats en groupe.

1. Positionner son rôle d’assistant(e) et secrétaire dans l’organisation

– La définition de la fonction et ses implications : le rôle et le statut.
– L’étendue du champ d’action de l’assistant(e) et secrétaire.
– Se faire reconnaître dans la culture de l’organisation.
– Comprendre les enjeux du rapport avec le management
– Définir et maintenir les paramètres d’une bonne collaboration.
– Comment «manager son manager».
– Les attitudes réactives et proactives.
– Etre une force de proposition.

2. Gérer son temps et organiser ses tâches

La démarche et les outils de base de la gestion de son activité
– Les lois et principes de la gestion du temps.
– Fixer et lister les objectifs.
– Lister les activités.
– Déterminer le degré de priorité.
– Les facteurs associés à une bonne gestion de l’activité.
– Des solutions applicables à la perte de temps et d’énergie.
– Eviter les tensions contre-productives.
– Eviter les surcoûts.
– Dégager du temps libre pour gérer les imprévus.
– Analyser son emploi du temps.
– Des solutions applicables à la perte de temps et d’énergie.
– Analyser son emploi du temps.
– Connaître ses «voleurs» de temps
– Quels sont vos voleurs de temps ?
– Gérer les interruptions : téléphone, visites et situations imprévues, changement de priorité, distractions.
– Le manque d’objectifs, de planification, de priorités.
– La volonté d’en faire trop, l’incapacité à dire « non».
– Le manque d’organisation.
– Les réunions mal préparées.
– L’information incomplète ou en retard.
– L’absence de classement des informations.
– La mauvaise définition des responsabilités.
– Les conséquences de la perte de temps.
– Analyse des causes : dans l’organisation et les causes individuelles.
– Définir efficacement ses priorités
– Définir des objectifs.
– Elaborer la matrice des priorités de son poste.
– Définir et lister les priorités, l’urgent et l’important.
– Elaborer un plan de journée.
– Organiser les réunions et manifestations professionnelles.
– L’organisation matérielle d’une réunion.
– Les principes de gestion de l’agenda (papier et électronique).
– Gérer l’agenda de son manager.

Exercice
Test sur les capacités d’organisation du travail. Test
d’identification des voleurs de temps et recherche de
solutions correctives. Exercice d’élaboration de ses priorités;
construction d’un Plan de journée. Préparation
d’une réunion ou manifestation.

3. Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie

– Les attitudes dans les relations en face-à-face.
– Faire passer un message avec diplomatie.
– Savoir argumenter et convaincre.
– Formuler une critique de manière constructive.
– Négocier avec son manager.
– Gérer les tensions et les conflits.

Exercice
Mises en situation sur cas. Débriefing collectif.

MODALITÉ(S) PÉDAGOGIQUE(S) :

Présentiel/distanciel

MODALITÉ(S) D’EVALUATION  :

Évaluation en cours de formation
Dossier professionnel
Mise en situation
Entretien technique et final