Etre sensibilisé aux enjeux du classement et de l’archivage électronique pour intégrer tous les paramètres utiles et adopter de bons réflexes.
Recueillir des méthodes et outils pour organiser la gestion et la conservation des données en cohérence avec l’organisation des documents papiers.
Savoir choisir un système de classement et d’archivage et une codification des documents en fonction de l’information et de son usage.

PARTICIPANTS : 

Tout collaborateur amené à organiser le classement de ses dossiers et l’archivage
électronique.
Personnel des moyens généraux, des services administratifs, commerciaux ou financiers.

Adopter des réflexes efficaces pour trier, éliminer et ranger les documents et données.
Construire une solution de classement et d’archivage performante pour sécuriser les données et assurer une
continuité de service.
Appréhender la mise en place de la dématérialisation de l’ensemble des flux
Adapter la mise en place de la dématérialisation à l’ensemble des besoins
Mettre en place un système.

1. Répondre aux enjeux de l’archivage numérique

Définir des critères d’utilité d’une information pour votre service
Intégrer les contraintes de votre métier pour assurer la cohérence papier/électronique
Prendre en compte les normes et les règles d’attribution des identifiants, la description des documents et les
autres métadonnées.
Les délais de prescription et le sort final ou l’utilisation d’un référentiel d’archivage

2. Construire un plan de classement rationnalisé par rapport à son poste de travail, à son service

Savoir choisir le bon système de classement : thématiques, alphabétique, numérique, mixte.
Savoir concevoir et réaliser un plan de classement collectif et évolutif en tenant compte des contraintes techniques.
Savoir codifier les documents.

3. Une organisation bureautique des données en cohérence avec l’organisation des documents papiers.

Mettre en place un chemin d’accès clair et rapide
Homogénéiser les arborescences (poste de travail, messagerie, serveur)
Définir des règles collectives pour nommer les fichiers
Appliquer les principes de la gestion électronique des documents pour préparer sa mise en place et son utilisation

Cas pratique :

Mettre en application un mode d’emploi de méthodes et outils de classement et d’archivage.  Réaliser des exercices d’arborescence.